Orçamento Excel - Planilha Grátis

1. Na aba Orçamentos, informe um código único no campo Nº Orçamento, como ORC-2026-004. Não repita esse número, pois ele também é usado para consulta no Resumo.
2. Preencha data de emissão, validade, cliente, CPF/CNPJ, cidade, contato e descrição da proposta. Use a validade como prazo comercial real, por exemplo 15 dias.
3. Escolha a categoria entre Serviços, Produtos, Consultoria, Manutenção e Projeto. Depois, informe os valores de produtos, serviços, desconto e impostos estimados.
4. Confira o Valor Total calculado automaticamente. A fórmula usa SUM para somar produtos e serviços, subtrai o desconto e acrescenta os impostos estimados.
5. Defina o status e a probabilidade de fechamento. Para proposta aprovada, use 100%; para uma enviada com chance razoável, por exemplo, informe 70%.
6. Registre a data de retorno, o responsável e observações da negociação. Atualize o status logo após cada contato com o cliente.
7. Abra a aba Resumo no fechamento semanal para analisar conversão, vencimentos, valores por status e por categoria.

Eu uso este controle quando a venda não termina no primeiro contato. Um MEI com CNPJ próprio, uma agência pequena, uma assistência técnica e o gerente comercial de uma loja precisam saber o que foi enviado, o que venceu e quem deve retornar nesta semana.

Na aba Orçamentos, mostrada na imagem 1, cada linha representa uma proposta. As colunas vão do número do orçamento até as observações: cliente, CPF/CNPJ, cidade/UF, serviço, valores, status, probabilidade, data de retorno e responsável.

Para serviços com negociação mais longa

Uma consultora financeira que envia 12 propostas por mês pode registrar R$ 4.500,00 de serviço e R$ 350,00 de imposto estimado em uma delas. O total chega a R$ 4.850,00; se estiver enviada com 70% de chance, a previsão será R$ 3.395,00, não os R$ 4.850,00 inteiros.

Essa diferença importa para não tratar proposta como venda fechada. Eu prefiro projetar somente o valor ponderado das propostas enviadas e considerar 100% apenas quando o status estiver aprovado.

Para loja, oficina e projeto sob encomenda

Uma marcenaria pode separar R$ 1.200,00 de materiais de R$ 7.000,00 de mão de obra, aplicar desconto de R$ 300,00 e registrar R$ 520,00 de impostos estimados. O cliente vê a proposta comercial; internamente, você acompanha o valor, a validade e o retorno sem procurar mensagens antigas.

No fechamento do mês, a imagem 2 ajuda a comparar propostas por categoria. Uma loja virtual com 300 pedidos mensais pode não orçar todos os pedidos simples, mas deve registrar os 20 pedidos corporativos ou personalizados, porque poucos contratos de R$ 8.000,00 alteram o caixa mais do que dezenas de vendas pequenas.

Para não deixar a proposta vencer em silêncio

Eu revisaria a coluna Data de Retorno toda segunda-feira e a validade toda sexta-feira. Uma proposta enviada em 01/09/2026 com validade até 15/09/2026 merece contato antes do vencimento; depois disso, ela não deve continuar parecendo oportunidade ativa.

Orçamento não substitui nota fiscal, mas precisa prever o custo tributário da venda. Na coluna Impostos Estimados (R$), eu colocaria o valor calculado para a operação antes de enviar a proposta, em vez de descobrir a diferença depois que o cliente aprovar.

Para empresa do Simples Nacional, o limite anual é de R$ 4,8 milhões. A alíquota efetiva depende do anexo, da faixa de receita e, nos serviços sujeitos aos anexos III e V, também do Fator R; por isso, não é seguro copiar uma porcentagem antiga em todos os orçamentos.

Estimativa que não come a margem

Se um serviço for orçado em R$ 10.000,00 e sua estimativa tributária for 6%, registre R$ 600,00 em impostos. Se você cobrar R$ 10.000,00 do cliente e absorver os R$ 600,00 sem previsão, o resultado disponível antes dos demais custos cai exatamente R$ 600,00.

Para comércio, o cálculo pode envolver ICMS; para serviços municipais, ISS. Empresas no Lucro Presumido ou Lucro Real também precisam considerar tributos como PIS/COFINS, IRPJ e CSLL na formação de preço, quando aplicáveis à operação.

O que deve aparecer no documento fiscal depois da aprovação

Quando a venda ocorrer, a NF-e ou NFS-e deve trazer dados do emitente e destinatário, CPF ou CNPJ, data, número e série sequencial, além dos destaques tributários exigidos. O orçamento pode ter outro layout, mas não deve prometer preço incompatível com a tributação que será destacada na emissão.

O MEI tem limite de faturamento de R$ 81.000,00 por ano e recolhe DAS-MEI fixo, mas deve emitir nota fiscal quando vender para pessoa jurídica. Para uma prestação de R$ 2.500,00 a uma empresa, eu registraria a estimativa no orçamento e emitiria o documento fiscal após a aprovação e conforme a etapa de cobrança.

Guarde documentos fiscais e registros de venda por 5 anos, prazo ligado à regra decadencial tributária. A planilha organiza a negociação; os documentos fiscais, contratos e comprovantes precisam ficar arquivados com acesso controlado.

O primeiro vazamento é chamar valor de proposta enviada de faturamento certo. Se você tem 10 propostas de R$ 5.000,00, o total orçado é R$ 50.000,00, mas uma probabilidade média de 40% indica previsão de R$ 20.000,00, não R$ 50.000,00.

A coluna Previsão de Faturamento resolve isso: orçamento aprovado entra pelo valor total; enviado entra multiplicado pela probabilidade; recusado, expirado e em elaboração não geram previsão. Eu não usaria esse campo como conta a receber, porque ele é uma projeção comercial.

Desconto sem revisão de imposto

Outro erro é conceder R$ 800,00 de desconto e esquecer que os impostos e os custos continuam pressionando a margem. Em uma proposta com R$ 6.000,00 de produtos, R$ 4.000,00 de serviços e R$ 600,00 de imposto, o total é R$ 10.600,00; com desconto de R$ 800,00, cai para R$ 9.800,00.

Se o custo direto já for R$ 8.900,00, sobram R$ 900,00 antes de despesas fixas. Eu prefiro reduzir escopo, prazo ou item opcional antes de reduzir preço sem saber o que resta da margem bruta.

Retorno anotado no lugar errado

Proposta enviada por mensagem e sem Data de Retorno vira uma busca manual no celular. Uma equipe com 4 vendedores e 25 propostas abertas por pessoa tem 100 negociações; perder 10 minutos procurando o histórico de cada uma consome mais de 16 horas de trabalho.

Registre responsável, retorno e observação na própria linha. A planilha destaca enviados próximos do vencimento em amarelo e enviados vencidos em vermelho claro, então a revisão visual fica mais rápida.

CPF e CNPJ expostos sem necessidade

CPF, CNPJ e telefone são dados que exigem cuidado pela LGPD, Lei 13.709/2018. Não envie a planilha inteira para terceiros: mantenha acesso restrito e compartilhe somente a proposta necessária ao cliente.

Um arquivo com 100 contatos vazado gera retrabalho, perda de confiança e risco de incidente. Para operação pequena, eu manteria uma cópia protegida e limitaria a edição aos responsáveis pela venda.

Eu amarro a atualização da planilha a dois momentos fixos: logo após enviar a proposta e antes da reunião semanal de vendas. Isso evita preencher tudo no fim do mês, quando ninguém lembra qual desconto foi oferecido ou quando o cliente pediu retorno.

Com 15 propostas novas por semana, são cerca de 60 no mês. Gastar 2 minutos para cadastrar cada uma leva 120 minutos mensais; tentar reconstruir 60 negociações depois costuma custar muito mais tempo.

Roteiro de segunda e sexta-feira

• Na segunda-feira, filtre mentalmente os enviados com retorno previsto para os próximos 7 dias.
• Na sexta-feira, abra o Resumo e veja valor aprovado, valor em negociação, conversão e orçamentos vencidos sem retorno.
• Após cada resposta do cliente, altere o status no mesmo dia e ajuste a probabilidade se a negociação mudou.

Na imagem 2, os indicadores usam SUMIF, COUNTIF e AVERAGE para consolidar as 100 linhas preparadas. O campo de consulta também permite localizar um orçamento pelo número, como ORC-2026-001, sem percorrer toda a grade.

Como manter a entrada limpa

Use as listas já disponíveis para categoria, status e responsável. Elas evitam que uma proposta seja escrita como aprovado, aprovada ou aprovar, o que quebraria os totais por situação.

Eu manteria a probabilidade em uma regra simples: 0% para recusado ou expirado, 100% para aprovado e percentual realista para enviado. Uma proposta enviada de R$ 12.000,00 a 25% contribui R$ 3.000,00 para a previsão, uma posição mais segura para organizar o fluxo de caixa.

Quando a planilha deixa de ser suficiente

Quando houver muitos usuários alterando propostas ao mesmo tempo, integração obrigatória com emissão fiscal, cobrança recorrente ou centenas de negociações por dia, migre para um CRM ou sistema comercial. Até esse ponto, esta planilha funciona bem como controle central de propostas e acompanhamento semanal.