Cotação Excel - Planilha Grátis

1. Abra a aba Fornecedores e complete o cadastro comercial. Informe fornecedor, CNPJ, cidade, prazo padrão, contato, regime tributário e avaliação de 1 a 5.
2. Na aba Cotações, crie um código como COT-2026-002. Repita esse mesmo número nas propostas concorrentes da mesma necessidade.
3. Preencha data, validade, cliente ou empresa, produto ou serviço, categoria, quantidade e unidade. As categorias disponíveis são Material, Serviço, Equipamento e Software.
4. Selecione o fornecedor pela lista. O CNPJ e o prazo padrão de entrega são preenchidos pelas fórmulas VLOOKUP.
5. Informe valor unitário, desconto, frete e impostos estimados. Confira o Valor Total calculado antes de comparar as condições comerciais.
6. Escolha Em análise, Aprovada ou Reprovada na coluna Decisão. Registre em Observações a garantia, condição de pagamento, estoque ou motivo da escolha.
7. Vá à aba Resumo para acompanhar totais, decisões, categorias e fornecedores. Use a aba Instruções como consulta rápida para os campos principais.

Eu uso uma planilha de cotação quando a compra precisa ser comparada por custo completo, prazo e condição comercial. Ela atende o MEI com CNPJ próprio, o comprador de uma ME, o gerente administrativo de uma metalúrgica e até uma associação que precisa registrar como escolheu cada fornecedor.

Na imagem 1, a aba Cotações organiza cada proposta em uma linha. As colunas vão de Nº Cotação, validade, produto e quantidade até fornecedor, valor unitário, desconto, frete, impostos, valor total, economia, status, decisão e observações.

Compras recorrentes e compras de maior valor

Uma loja virtual com 300 pedidos por mês pode cotar embalagens, etiquetas, software e equipamentos antes de fechar o estoque do mês. Se três fornecedores vendem 1.000 caixas, eu registro todos com o mesmo código, por exemplo COT-2026-014, para a comparação ficar no mesmo grupo.

Imagine propostas de R$ 4.800,00, R$ 4.650,00 e R$ 4.500,00 já com frete. A proposta de R$ 4.500,00 aparece com economia de R$ 300,00 diante da maior, mas eu ainda confiro prazo, garantia e disponibilidade antes de aprovar.

Fechamento semanal sem perder a validade

Para compra de materiais, eu recomendo lançar a cotação no dia em que ela chega e revisar toda sexta-feira as que vencem nos próximos dias. Cotação vencida não é base segura para pedido: preço, prazo e estoque podem ter mudado.

A imagem 2 mostra a aba Fornecedores com nome, CNPJ, cidade/UF, prazo padrão, contato comercial, telefone, e-mail, regime tributário, avaliação e observações. O prazo de 7, 10 ou 12 dias deixa claro que menor preço não é automaticamente a melhor escolha quando o item vai parar uma venda ou uma obra.

Cotação não substitui nota fiscal, pedido de compra ou contrato, mas é o documento interno que sustenta a decisão antes da aquisição. Eu registro CNPJ, fornecedor, descrição, quantidade, preço, frete, impostos estimados, validade e condição negociada para que a compra aprovada tenha histórico verificável.

Valor total é diferente de preço unitário

Na planilha, o Valor Bruto é quantidade multiplicada pelo valor unitário. O desconto incide sobre esse bruto, e o Valor Total soma frete e impostos estimados depois de descontar o abatimento: 15 unidades a R$ 8.700,00 geram R$ 130.500,00; com 3% de desconto, R$ 500,00 de frete e R$ 620,00 de impostos, o total fica em R$ 127.705,00.

Eu prefiro aprovar pelo custo total posto na empresa, não pelo preço unitário. Uma oferta de R$ 8.600,00 por unidade pode perder para outra de R$ 8.700,00 se o frete, o imposto ou o prazo de entrega eliminarem a aparente economia.

Nota fiscal, impostos e guarda documental

Na compra de mercadorias, a NF-e deve trazer dados do emitente e destinatário, CNPJ ou CPF, número e série sequencial, data de emissão e, quando aplicável, destaque de ICMS. Serviços costumam ser documentados por NFS-e, com ISS conforme a regra municipal aplicável.

Guarde cotações vinculadas ao pedido, comprovante de pagamento e documento fiscal por 5 anos, prazo associado à decadência tributária. Isso ajuda a localizar a operação se houver divergência de preço, devolução, garantia ou conferência da Receita Federal.

O regime do fornecedor — Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real — aparece no cadastro como informação comercial. Para empresas do Simples, o limite anual geral é R$ 4,8 milhões; isso não muda sozinho o preço cotado, mas ajuda a conferir o enquadramento informado e os dados fiscais antes do pagamento.

O erro que mais vejo é comparar só a coluna de valor unitário. Uma compra de 40 cadeiras a R$ 420,00 parece custar R$ 16.800,00, mas com R$ 1.200,00 de frete e R$ 600,00 de impostos estimados chega a R$ 18.600,00 antes de qualquer desconto.

Na imagem 1, as colunas R, S e T evitam essa conta feita de cabeça: Valor Bruto, Valor do Desconto e Valor Total. Eu confiro especialmente frete e impostos, porque deixar R$ 1.800,00 fora da análise altera a escolha do fornecedor.

Propostas sem o mesmo número de cotação

Quando cada fornecedor recebe um número diferente, a coluna Economia vs. Maior Proposta não consegue comparar concorrentes. Para três propostas do mesmo notebook, use um único código; se usar COT-2026-021, COT-2026-022 e COT-2026-023, você transforma uma disputa em três compras isoladas.

Outro problema é aprovar mais de uma proposta para a mesma demanda por falta de decisão registrada. Se duas ofertas de R$ 12.000,00 forem tratadas como aprovadas e o pedido sair em duplicidade, o caixa pode perder R$ 12.000,00 e ainda ficar com estoque parado.

Prazo e validade ignorados

Uma proposta 8% mais barata pode custar mais se o fornecedor entrega em 20 dias e seu item acaba em 7 dias. Eu prefiro pagar R$ 10.400,00 com entrega em 5 dias a R$ 9.900,00 com 20 dias quando a ruptura de estoque ameaça uma venda de R$ 3.000,00 por dia.

A coluna Status muda para vencida quando a validade passa e não há aprovação. Não altere apenas o status: peça confirmação formal do fornecedor, atualize a data e deixe nas observações a nova condição comercial.

Eu amarro a atualização da planilha a uma rotina que já existe: recebimento de propostas pela manhã, conferência das cotações em aberto na sexta-feira e aprovação antes da emissão do pedido. Com 15 minutos por dia, uma empresa que recebe 10 propostas semanais mantém 40 registros mensais rastreáveis.

Uma sequência simples para não abandonar o arquivo

• Atualize a aba Fornecedores sempre que houver novo contato, prazo ou avaliação.
• Lance a proposta no mesmo dia do recebimento e use o Nº Cotação já existente para concorrentes.
• Revise validade, valor total e decisão antes de autorizar a compra.
• No fechamento mensal, consulte a imagem 3, da aba Resumo, para ver valor cotado, aprovado, economia e percentual de aprovação.

A imagem 3 reúne indicadores no alto e gráficos por fornecedor, decisão e categoria. Ela usa as informações da aba Cotações: se a decisão não for preenchida, o valor aprovado e a quantidade aprovada não refletem a realidade.

Quando a planilha deixa de ser suficiente

Para até 100 linhas preparadas, esta estrutura atende bem o controle operacional. Quando há vários compradores lançando ao mesmo tempo, aprovação por alçada, integração com pedido, estoque e NF-e, eu considero mais controlado migrar para um sistema de compras.

Mesmo nessa fase, a rotina não muda: comparar custo total, documentar decisão e manter fornecedor avaliado. A planilha passa a ser histórico de análise ou modelo de conferência, não uma lista solta de preços em mensagens.