Elevador Travado Excel - Planilha Grátis

1. Abra a aba Cadastros e revise a tabela de SLA. A planilha traz prazo máximo de 1 hora para classificações Crítica e Alta, e 4 horas para Média e Baixa.
2. Atualize empresas de manutenção, CNPJ, contatos e responsáveis técnicos nas linhas disponíveis. Inclua também os técnicos que aparecerão na lista de seleção.
3. Na aba Ocorrências, crie um ID, informe data, hora, condomínio, cidade, elevador e fabricante. Descreva o sintoma, como elevador travado no 8º andar sem comando de descida.
4. Selecione classificação, técnico responsável, empresa de manutenção e status pelos menus. Isso evita variações de escrita que atrapalham o painel.
5. Assim que o técnico chegar, preencha Data/Hora Atendimento. A coluna Tempo de Resposta calcula as horas e a coluna SLA Atendido? informa Sim ou Não.
6. No encerramento, informe diagnóstico técnico, peça ou serviço necessário, data de conclusão, custo estimado e custo real. O tempo de solução será calculado automaticamente.
7. Consulte o Dashboard no fechamento semanal. Verifique ocorrências em aberto, custo total real, média de atendimento e alertas de equipamentos recorrentes.

Eu vejo esta planilha funcionar bem para síndico profissional, zelador, administradora de condomínios, gerente predial de hospital e empresa que contrata manutenção de elevadores. O ponto decisivo é registrar o chamado no momento em que a cabine para, e não tentar reconstruir a história no fim do mês.

Em um condomínio com duas torres e 4 elevadores, uma parada no horário de entrada pode gerar vários telefonemas e risco de pessoas retidas. Se o elevador Social 1 trava no 8º andar às 09:00 e o técnico chega às 09:45, o tempo de resposta calculado é de 0,75 hora.

O registro serve para cobrar atendimento

Na imagem 1, a aba Ocorrências guarda data e hora de abertura, condomínio ou cliente, cidade, fabricante, sintoma relatado, andar, pessoas retidas e classificação. Depois, ela registra diagnóstico, peça necessária, técnico, empresa de manutenção e status.

Para uma administradora com 20 prédios, anotar apenas elevador parado não basta. É preciso saber se a falha foi no freio, sensor de nivelamento, painel de comando ou inversor, porque três ocorrências no mesmo equipamento acionam o alerta de recorrência.

O fechamento semanal mostra onde agir

Na sexta-feira, eu abriria o Dashboard antes de aprovar serviços extras. A imagem 2 mostra quantidade por status, número de ocorrências por fabricante e custo real total por cidade; assim, uma sequência de reparos de R$ 1.180,00, R$ 900,00 e R$ 1.350,00 deixa de parecer despesa isolada.

Minha posição é direta: para até 100 registros, esta planilha é mais controlada que mensagens espalhadas em grupos. Acima desse volume, com plantão 24 horas e várias equipes, vale migrar para sistema de chamados com registro de ordem de serviço e histórico por ativo.

O prazo de SLA é uma regra contratual: ele define em quanto tempo a empresa de manutenção deve iniciar o atendimento após a abertura. Nesta planilha, a aba Cadastros estabelece 1 hora para ocorrência Crítica ou Alta e 4 horas para Média ou Baixa.

Uma cabine travada com 2 pessoas retidas deve receber classificação Crítica e prioridade imediata. Se a abertura ocorreu às 09:00 e o atendimento às 10:15, foram 1,25 hora; como o limite cadastrado é 1 hora, a coluna SLA Atendido? retorna Não.

O contrato não substitui a obrigação de segurança

Elevador com passageiros retidos não é ocorrência para aguardar o expediente seguinte. O responsável pelo prédio deve acionar a empresa habilitada, manter comunicação com os ocupantes e registrar horários, orientação recebida, técnico enviado e conclusão do atendimento.

Eu recomendo tratar a classificação como uma decisão operacional, não como etiqueta decorativa. Falha de descida sem passageiros pode ser Média, conforme risco avaliado; cabine parada com pessoas retidas exige registro preciso do número de pessoas e da hora do chamado.

Custos precisam ficar ligados à ocorrência

O custo estimado e o custo real ficam lado a lado na imagem 1. Se o orçamento era R$ 1.250,00 para ajuste de sensor e o valor final foi R$ 1.180,00, houve redução de R$ 70,00; se fosse R$ 1.480,00, o desvio seria de R$ 230,00.

Também mantenho arquivados orçamento, relatório técnico, ordem de serviço e nota fiscal do reparo. Para empresas, documentos fiscais e comprovantes ligados à despesa devem ser guardados por 5 anos, prazo relevante para controles tributários e contratuais.

O erro mais caro é registrar o chamado sem hora de abertura ou preencher o atendimento no dia seguinte por memória. Sem esses dois horários, o cálculo do tempo de resposta perde valor e o condomínio não consegue demonstrar se o prazo de 1 hora foi cumprido.

Uma ocorrência aberta às 14:10 e atendida às 15:40 tem resposta de 1,50 hora. Quando ela é classificada como Alta, esse tempo excede em 0,50 hora o SLA cadastrado; deixar esse dado em branco transforma uma cobrança objetiva em discussão.

Trocar o diagnóstico por uma descrição vaga

Escrever apenas elevador travado impede análise técnica. O campo Sintoma Relatado deve contar o que aconteceu na cabine, enquanto Diagnóstico Técnico deve registrar a causa encontrada, como desgaste no freio de segurança, falha no sensor de nivelamento ou erro intermitente no painel.

Essa separação mostra se o problema é de uso, componente ou manutenção preventiva. Três paradas do mesmo elevador por sensor em um mês não devem ser tratadas como três chamados independentes: o alerta da coluna Y pede investigação de causa recorrente.

Fechar custo sem confrontar orçamento

Outro descontrole aparece quando o valor real não é lançado. Uma empresa pode cobrar R$ 2.400,00 por troca de componente; sem custo estimado, técnico responsável e serviço necessário, fica impossível comparar proposta, execução e faturamento.

Eu prefiro não marcar Concluída antes de preencher data de conclusão e custo real. Uma ocorrência concluída sem valor distorce o Dashboard, pois o indicador de custo total usa a coluna Custo Real e o custo médio usa AVERAGE sobre esses lançamentos.

Também não misture nomes de status. Use Aberta, Em Atendimento, Aguardando Peça ou Concluída pelos menus existentes; escrever variações fora do padrão faz uma ocorrência sumir da contagem correta no painel.

Eu colocaria o registro da ocorrência dentro do procedimento de portaria ou zeladoria: abrir o chamado, anotar data e hora, avisar a manutenção e lançar a linha antes de encerrar a ligação. Esse hábito leva cerca de 3 minutos e evita perder a informação que sustenta o SLA.

Rotina curta para cada chamado

• Na abertura, registre elevador, andar, sintoma, classificação e pessoas retidas.
• Na chegada da equipe, complete Data/Hora Atendimento e selecione técnico e empresa.
• No encerramento, informe diagnóstico, serviço, custo real, status e data de conclusão.

Se houver 8 ocorrências no mês e cada uma consumir 3 minutos para abertura e 4 minutos para fechamento, são 56 minutos de registro. Esse tempo é menor que uma única conferência manual de e-mails, mensagens e ordens de serviço espalhadas.

Revisão fixa evita que a planilha fique esquecida

Reserve 15 minutos toda sexta-feira para abrir o Dashboard. Confira ocorrências em aberto, percentual de SLA, custos por fabricante e cidades com maior gasto; se o mesmo elevador aparecer 3 vezes, programe inspeção antes da próxima parada.

Não apague registros concluídos para deixar a tela limpa, porque eles alimentam o histórico e o alerta de recorrência. Use os filtros da aba Ocorrências para visualizar apenas itens Abertos, Em Atendimento ou Aguardando Peça.

Quando houver mais de 100 registros frequentes, múltiplas portarias alimentando dados ao mesmo tempo ou necessidade de anexar fotos e ordens de serviço, a planilha já foi superada. Nesse cenário, eu migraria para software de manutenção predial, mantendo esta estrutura de campos como padrão de cadastro e relatório.