Compra e venda Excel - Planilha grátis

1. Abra a aba Instruções, imagem 4, e confira a orientação de preenchimento antes de alterar a estrutura do arquivo.
2. Na aba Produtos, informe Código, Produto, Categoria, Preço Compra, Preço Venda e Estoque. Use códigos únicos, como P001 e P002, para não misturar itens semelhantes.
3. Revise as colunas calculadas Custo Total, Valor Total Venda, Margem (%) e Lucro Total. No exemplo do Mouse Logitech, 60 unidades custam R$ 2.700,00 e representam R$ 5.340,00 em vendas.
4. Registre cada operação na aba Vendas, preenchendo os campos disponíveis para manter o histórico de saída dos produtos.
5. Confira o Dashboard após os lançamentos. Use os indicadores para comparar volume vendido, resultado e composição das categorias.
6. Atualize o estoque sempre que houver compra, venda, devolução ou perda. Faça uma conferência física semanal para os itens de maior giro.
7. Ao fechar o mês, compare o saldo da planilha com notas fiscais, pedidos e extrato bancário. Salve uma cópia do arquivo com a data do fechamento.

O controle de compra e venda serve para ligar três decisões que costumam ficar separadas: quanto você pagou, por quanto pretende vender e quanto dinheiro está parado no estoque. Eu uso essa visão principalmente antes de fazer um novo pedido ao fornecedor, no fechamento semanal do caixa e na revisão de preços no fim do mês.

Da compra ao preço anunciado

Na aba Produtos, imagem 1, cada item recebe código, categoria, preço de compra, preço de venda e quantidade. Uma loja de eletrônicos pode cadastrar 15 notebooks a R$ 2.200,00 e 60 mouses a R$ 45,00. O custo imobilizado nesses dois itens é R$ 36.700,00, antes de frete, impostos e outras despesas.

A margem do notebook é calculada pela diferença entre R$ 2.990,00 e R$ 2.200,00, equivalente a aproximadamente 26,42% sobre o preço de venda. Eu prefiro analisar também o lucro total: se as 15 unidades forem vendidas, o resultado bruto estimado é R$ 11.850,00, sem tratar esse valor como lucro líquido da empresa.

Quem se beneficia desse acompanhamento

O gerente de uma loja de bairro consulta o estoque antes de comprar; o responsável por uma loja virtual com 300 pedidos por mês usa a aba Vendas para conferir saídas; e o comprador de uma pequena distribuidora compara categorias antes da temporada de maior demanda.

Uma papelaria com 500 produtos não precisa começar com um sistema complexo para enxergar o básico. Com códigos únicos, atualização diária das vendas e uma conferência semanal dos itens de giro alto, o dono consegue saber quais produtos merecem reposição e quais estão consumindo espaço sem retorno.

A imagem 2 mostra a área destinada aos lançamentos de vendas, enquanto a imagem 3 concentra o resumo. Eu manteria o cadastro na aba Produtos e evitaria digitar o mesmo preço em vários lugares: essa separação reduz divergências quando um fornecedor reajusta o custo.

A planilha ajuda no controle gerencial, mas não substitui a emissão fiscal nem a apuração tributária. Em uma venda de mercadoria, a nota fiscal deve refletir emitente, destinatário, CNPJ ou CPF, data, série, número sequencial, descrição, quantidade e valores; conforme a operação, também entram informações de ICMS e outros tributos.

Documento fiscal e regime tributário

O comércio enquadrado no Simples Nacional recolhe tributos pelo DAS, com vencimento geralmente no dia 20 do mês seguinte. O limite anual do regime é de R$ 4,8 milhões, e as tabelas dos Anexos I a V possuem faixas e alíquotas diferentes. Para comércio no Anexo I, a primeira faixa começa em 4%, não em 6%; a alíquota efetiva precisa ser calculada sobre a receita bruta acumulada.

Exemplo: uma loja com receita acumulada de 12 meses de R$ 180.000,00 e receita mensal de R$ 20.000,00 pode estar na segunda faixa do Anexo I. A alíquota nominal é 7,30%, com parcela a deduzir de R$ 5.940,00; a efetiva fica em 4,33%, resultando em aproximadamente R$ 866,00 de DAS no mês. A planilha registra venda, custo e margem, mas não calcula esse imposto.

MEI, documentos e prazo de guarda

O MEI tem limite de faturamento de R$ 81.000,00 por ano, pode contratar um funcionário e paga o DAS-MEI fixo mensal conforme sua atividade. Ao vender para pessoa jurídica, deve emitir documento fiscal; a DASN-SIMEI é entregue anualmente.

Eu guardaria NF-e, NFS-e, DANFE, comprovantes e relatórios por pelo menos 5 anos, alinhando o arquivo ao prazo decadencial tributário. A aba Vendas não deve ser usada como prova fiscal isolada: guarde o XML da NF-e e relacione-o ao código do produto e ao pedido correspondente.

O problema mais caro não costuma ser a fórmula: é cadastrar um produto duas vezes, vender sem baixar o estoque ou alterar o preço de compra sem registrar a data. Vi esse erro gerar uma compra desnecessária de R$ 4.500,00 em mercadoria que já estava armazenada com outro código.

Preço de venda sem custo completo

Uma loja compra um liquidificador por R$ 180,00 e anuncia por R$ 220,00. A diferença de R$ 40,00 parece boa, mas um frete de R$ 12,00, uma taxa de cartão de 3% e uma embalagem de R$ 4,00 reduzem o resultado para cerca de R$ 17,40 antes do imposto. Se a equipe olhar somente Preço Compra e Preço Venda, a margem exibida parecerá maior do que a margem real.

Por isso, eu não chamaria a coluna Lucro Total de lucro líquido. Ela representa o resultado estimado pela diferença cadastrada multiplicada pelo estoque; despesas financeiras, frete, perdas, ICMS, ISS quando aplicável e tributos do regime precisam ser analisados fora dessa conta.

Estoque que não bate com a prateleira

Imagine 100 teclados comprados, 37 vendidos e 2 danificados. O saldo físico deveria ser 61 unidades. Se as avarias não forem lançadas, a planilha indicará 63 e o próximo pedido será feito com uma informação falsa. A R$ 180,00 por unidade, a diferença representa R$ 360,00 de custo que desapareceu do controle.

Outro risco é vender abaixo do custo por causa de uma promoção antiga. Um produto comprado por R$ 350,00 e vendido por R$ 320,00 gera perda bruta de R$ 30,00 por unidade; em 20 peças, são R$ 600,00, sem contar taxas. A margem negativa precisa ser tratada como alerta de preço, não como resultado normal.

Também confira duplicidades na aba Vendas. Dois lançamentos de uma mesma nota de R$ 1.250,00 podem inflar faturamento, reduzir estoque duas vezes e distorcer o Dashboard. Uma conferência por número do pedido e data evita esse retrabalho.

Com as duplicidades eliminadas, fica mais fácil comparar o faturamento real com as metas comerciais e identificar o quanto ainda falta para atingir o objetivo.

Eu colocaria essa planilha dentro de três rotinas que já existem: entrada de mercadoria, fechamento diário do caixa e revisão mensal de compras. Assim, o arquivo não depende de alguém lembrar dele no fim do mês, quando os pedidos, notas e saldos já estão espalhados.

Uma rotina curta que funciona

• Na chegada do fornecedor, confira quantidade, preço da NF-e e código antes de atualizar Produtos.
• No fim de cada dia, lance as vendas da data e compare o total com o caixa, cartão e marketplace.
• Toda sexta-feira, conte os 10 itens de maior giro e investigue qualquer diferença antes de fazer reposição.
• No último dia útil do mês, copie o arquivo para uma pasta de fechamento e preserve uma versão sem alterações.

Para uma loja com 300 pedidos mensais, lançar 10 pedidos por dia útil costuma ser mais seguro do que deixar tudo para o dia 30. Se cada conferência levar 2 minutos, são cerca de 20 minutos diários e 10 horas mensais; ainda é menos trabalhoso que corrigir 50 divergências de estoque depois.

Como evitar que a entrada fique suja

Use códigos padronizados, mantenha uma categoria por produto e não misture unidade, caixa e kit no mesmo cadastro. Eu também aplicaria validação de dados nas categorias e formatação condicional para destacar margem abaixo de 10% ou estoque igual a zero, sem apagar fórmulas das colunas calculadas.

Faça uma cópia de segurança semanal em local protegido e limite o acesso aos dados de clientes na aba Vendas, seguindo os cuidados da LGPD. Quando o volume passar de 10.000 linhas, houver vários usuários simultâneos ou necessidade de integração com NF-e e marketplace, eu migraria para um sistema de gestão; até lá, a planilha funciona bem com rotina e conferência.

Quando surgir a necessidade de acompanhar o resultado comercial, a planilha de vendas e lucros centraliza esse controle sem perder a conferência.