Indicadores de segurança Excel - Planilha grátis

1. Abra a aba Indicadores e confira os 10 setores cadastrados no exemplo, como Produção, Manutenção, Logística e Administrativo.
2. Preencha o número de colaboradores e as horas trabalhadas no período. Para uma equipe de 25 pessoas com 200 horas mensais, registre 5.000 horas no mês.
3. Registre separadamente os acidentes com afastamento, os acidentes sem afastamento, os quase acidentes e os dias perdidos.
4. Informe a Meta TF de cada setor usando o critério definido no seu programa de prevenção. Não misture metas anuais com dados mensais.
5. Escolha o Nível de Risco na lista Baixo, Médio ou Alto. Use o mesmo critério em todos os setores para a comparação fazer sentido.
6. Confira a Taxa de Frequência, a Taxa de Gravidade e o Status calculados na própria tabela. Investigue os setores que ficaram acima da meta.
7. Abra a aba Dashboard para apresentar os resultados e consulte Instruções quando precisar revisar o significado de uma coluna ou o preenchimento correto.

Os indicadores de segurança no trabalho servem para transformar ocorrências, horas trabalhadas e afastamentos em uma leitura objetiva da exposição de cada área. Eu usaria esta planilha no fechamento mensal da empresa, antes da reunião da CIPA ou do encontro entre o responsável pelo SESMT, o gerente de operações e os líderes de setor.

Uma metalúrgica com 4 funcionários pode começar de forma simples: registrar as horas de cada trabalhador, os quase acidentes observados na semana e qualquer dia perdido. Já uma fábrica maior precisa comparar Produção, Manutenção, Logística e Expedição, porque o risco não fica distribuído igualmente entre os ambientes.

O que entra na medição de cada área

Na aba Indicadores, a imagem 1 mostra uma linha para cada setor e colunas específicas para colaboradores, horas trabalhadas, acidentes com afastamento, acidentes sem afastamento, quase acidentes e dias perdidos. No exemplo do arquivo, Produção tem 85 colaboradores, 168.000 horas trabalhadas, 3 acidentes com afastamento, 5 sem afastamento, 12 quase acidentes e 45 dias perdidos.

Esse detalhe permite separar frequência de consequência. Um setor pode ter muitos quase acidentes e nenhum afastamento; outro pode registrar uma única ocorrência, mas perder 20 dias de trabalho. Eu não trataria os dois como se apresentassem o mesmo problema.

Quem consulta e em qual momento

O técnico de segurança pode atualizar os dados toda sexta-feira, enquanto o gerente administrativo fecha o período no último dia útil do mês. O diretor de uma empresa com 300 empregados pode usar a Dashboard na reunião mensal; o encarregado de uma obra pode acompanhar a planilha antes da troca de frente de serviço.

Considere uma transportadora com 20 motoristas: 40.000 horas no período, 1 acidente com afastamento e 10 dias perdidos já justificam uma investigação formal, mesmo que a equipe pareça pequena. A imagem 2 ajuda a levar essa comparação para a reunião sem reconstruir gráficos manualmente.

Para pessoa física que contrata uma diarista ou para uma microempresa sem estrutura própria, o arquivo também ajuda a registrar incidentes e ações corretivas, mas não substitui avaliação profissional. O valor está em criar uma série histórica: 3 ocorrências em janeiro, 1 em fevereiro e 0 em março contam uma história diferente de 0, 0 e 3.

A planilha não é um documento legal isolado, mas organiza evidências úteis para cumprir rotinas previstas nas Normas Regulamentadoras. A NR-1 estrutura o Gerenciamento de Riscos Ocupacionais e o PGR; por isso, acidentes, quase acidentes e dias perdidos precisam alimentar a revisão das medidas de prevenção, e não ficar apenas em uma estatística mensal.

Na prática, o empregador deve manter o inventário de riscos e o plano de ação do PGR coerentes com o que acontece no chão de fábrica. Se a aba registra 12 quase acidentes em Produção e apenas 1 em Administrativo, a prioridade de inspeção, treinamento e proteção coletiva não deveria ser igual nos dois setores.

CAT, eSocial e registro da ocorrência

Quando ocorre acidente de trabalho, a CAT deve ser comunicada até o primeiro dia útil seguinte; em caso de morte, a comunicação é imediata. O lançamento na planilha não substitui a CAT nem o envio das informações exigidas ao eSocial, mas cria uma conferência interna entre ocorrência, afastamento e dias perdidos.

O responsável também precisa preservar documentos como investigação, atestados, treinamentos, ordens de serviço e registros de entrega de EPI. Eu manteria a planilha com o identificador interno do evento, sem colocar diagnóstico ou detalhe médico desnecessário, porque a LGPD exige cuidado com dados pessoais e de saúde.

Como interpretar TF e TG

A Taxa de Frequência costuma relacionar acidentes ao volume de horas trabalhadas, enquanto a Taxa de Gravidade relaciona dias perdidos às horas trabalhadas. A unidade de multiplicação deve ser definida no procedimento da empresa e aplicada sempre do mesmo jeito; trocar uma base de 1.000 por 1.000.000 no meio do ano destrói a comparação.

Exemplo: se uma área tem 50.000 horas e 2 acidentes considerados no critério interno, a frequência com fator 1.000.000 será 40 acidentes por milhão de horas. Com 16 dias perdidos, a gravidade será 320 dias por milhão de horas. A aba Instruções, mostrada na imagem 3, deve ser o local para registrar esse critério.

Uma posição técnica importante: eu prefiro manter os quase acidentes em coluna própria, sem incluí-los automaticamente na TF. Eles são excelentes sinais preventivos, mas misturá-los com acidentes registrados altera a definição do indicador e pode gerar relatório incompatível com o padrão adotado pela empresa.

O erro mais caro não é apenas deixar uma célula vazia. É registrar horas trabalhadas, acidentes ou dias perdidos com critérios diferentes entre setores e depois tomar decisão com uma comparação que parece matemática, mas não é. Se Produção informa horas de todos os turnos e Manutenção informa apenas as horas da equipe fixa, a TF de Manutenção ficará artificialmente maior.

Quando um acidente desaparece do relatório

Já vi controle que contabilizava somente acidentes com afastamento. Uma lesão sem afastamento ficava fora, assim como quase acidentes. Com 5 ocorrências sem afastamento e 12 quase acidentes em Produção, como aparece no exemplo da imagem 1, perder esses dados elimina justamente os sinais que poderiam evitar uma parada mais grave.

Outro problema é lançar os dias perdidos na data do acidente e depois não atualizar o total quando o afastamento continua. Um caso de 20 dias lançado como 3 reduz a gravidade em 17 dias; numa operação com 50.000 horas, isso representa 340 pontos na taxa por milhão de horas que deixaram de aparecer no relatório.

Meta, status e risco podem contar histórias diferentes

Definir Meta TF como 10 para todos os setores parece prático, mas pode esconder prioridades. No arquivo, Manutenção tem meta 10 e Engenharia tem meta 8; se ambas apresentarem TF 12, o desvio percentual não é igual. A primeira está 20% acima da meta e a segunda, 50% acima.

Também não se deve usar a coluna Nível de Risco como sinônimo automático de Status. Um setor pode estar dentro da meta de frequência e ainda ter risco alto por trabalhar com energia, altura ou máquinas sem proteção adequada. O risco deve refletir a avaliação preventiva; o status mede o resultado em relação à meta.

O custo que não aparece na célula

Imagine um acidente que gere 10 dias de afastamento em uma equipe de expedição. Além dos dias perdidos, entram substituição, horas extras, investigação, atraso de pedidos e possível retrabalho. Se 300 pedidos mensais dependem daquela área e 8% atrasam por cinco dias, são 24 pedidos afetados; a perda comercial pode superar em muito o custo direto do atendimento médico.

Outro erro é apagar a linha de um setor quando ele muda de nome. Assim, a série histórica quebra e o gestor conclui que houve melhora. Eu manteria o setor original e registraria a mudança em uma observação externa, preservando os números de 2026 para auditoria e comparação.

Eu colocaria o preenchimento dos indicadores em dois momentos fixos: uma atualização rápida toda sexta-feira e o fechamento definitivo no último dia útil do mês. A sexta-feira captura quase acidentes enquanto a memória da equipe está fresca; o fechamento confere horas, afastamentos e dias perdidos antes da reunião de segurança.

Uma rotina curta que evita abandono

• Defina um responsável por cada setor e um responsável final pela aba Indicadores.
• Registre ocorrências durante a semana em um formulário ou livro de campo e transfira apenas os dados conferidos para a planilha.
• Use a aba Instruções, imagem 3, como referência para não alterar nomes, metas e critérios das taxas.
• Salve uma cópia fechada por mês, como Indicadores_Seguranca_2026-07.xlsx, em uma pasta com acesso restrito.

Se você copiar o arquivo para o mês seguinte, preserve a estrutura e limpe somente os lançamentos que realmente mudam. Não apague fórmulas, cabeçalhos ou a lista de risco. A formatação em tons de verde e amarelo ajuda a distinguir cabeçalhos, campos de entrada e resultados, mas não substitui a conferência do responsável.

Como conduzir a reunião com os números

Comece pela Dashboard, imagem 2, e escolha no máximo três desvios para investigar. Se a TF de um setor ficou 30% acima da meta, procure a ocorrência correspondente, verifique a causa e atribua prazo e responsável para a ação. Para 10 setores, uma reunião de 30 minutos consegue tratar um desvio por área crítica sem virar leitura burocrática de tabela.

Eu também compararia o mês atual com os três anteriores, sem comemorar uma queda de acidentes quando as horas trabalhadas caíram pela metade. Indicador precisa ser lido junto com exposição, dias perdidos e quase acidentes.

Quando a empresa passa de aproximadamente 20 setores, milhares de trabalhadores ou centenas de ocorrências mensais, a planilha começa a exigir conciliação manual demais. Nesse ponto, vale migrar para um sistema de gestão de SST com trilha de auditoria, permissões, histórico de CAT, evidências do PGR e integração com o eSocial.